Allgemeine Geschäftsbedingungen
General Terms and Conditions
KontoDesk — Kianoush Ahmadi, Kaufmännische Remote-Assistenz
KontoDesk — Kianoush Ahmadi, Commercial Remote Assistance
Inhalt
Contents
§ 1 Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen Kianoush Ahmadi, handelnd unter der Marke KontoDesk (nachfolgend „wir" oder „KontoDesk"), und ihren Auftraggebern (nachfolgend „Kunde") über Leistungen der kaufmännischen Remote-Assistenz, insbesondere Buchführung & Buchhaltungsvorbereitung, SAP-Einsätze und Backoffice & Officemanagement. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn wir ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt haben.
§ 1 Scope
These General Terms and Conditions ("T&Cs") apply to all contracts between Kianoush Ahmadi, trading as KontoDesk (hereinafter "we" or "KontoDesk"), and her clients (hereinafter "Client") for commercial remote assistance services, in particular Bookkeeping & Accounting Preparation, SAP assignments, and Back Office & Office Management. Any deviating, conflicting or supplementary terms of the Client shall only become part of the contract if we have expressly agreed to them in writing.
§ 2 Vertragsschluss
Vor Beginn einer Zusammenarbeit erfolgt eine kostenlose, unverbindliche schriftliche Bedarfsklärung. Auf dieser Grundlage erhält der Kunde ein individuelles, schriftliches Angebot mit Leistungsumfang (Paket bzw. Stundensatz bei projektbezogenen Einzeleinsätzen), Zahlungsbedingungen, Mindesteinsatz sowie ggf. Vertragslaufzeit. Der Vertrag kommt durch schriftliche Bestätigung des Angebots durch den Kunden zustande (auch per E-Mail ausreichend). Eine über die kostenlose Bedarfsklärung hinausgehende Analyse, Konzeption oder Prozessberatung ist keine kostenlose Leistung und wird gesondert vereinbart und berechnet.
§ 2 Conclusion of Contract
Before the start of a collaboration, we provide a free, non-binding written needs assessment. On this basis, the Client receives an individual written quote setting out the scope of services (a package, or an hourly rate for project-based individual assignments), payment terms, minimum engagement and, where applicable, contract term. The contract is concluded once the Client confirms the quote in writing (email is sufficient). Any analysis, conceptual work or process consulting beyond the free needs assessment is not free of charge and will be separately agreed and invoiced.
§ 3 Leistungsumfang
Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich ausschließlich aus dem jeweiligen schriftlichen Angebot bzw. der Auftragsbestätigung. Grundsätzlich werden folgende Leistungslinien angeboten:
- Buchführung & Buchhaltungsvorbereitung (DATEV), inklusive optionaler Jahresabschluss-Vorbereitung (Basis)
- SAP-Einsätze (SAP ERP, SAP S/4HANA), punktuell bzw. projektbezogen
- Backoffice & Officemanagement
Nicht Bestandteil unserer Leistungen sind Tätigkeiten, die einer besonderen gesetzlichen Erlaubnis vorbehalten sind, insbesondere die Erstellung von Jahresabschlüssen (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung), steuerliche Bewertungen und Steuererklärungen (Vorbehalt der Steuerberatung gemäß § 6 StBerG) sowie beglaubigte Übersetzungen.
Bei laufender monatlicher Zusammenarbeit wird der Leistungsumfang im Angebot als monatliches Leistungspaket mit definiertem Kapazitätsrahmen beschrieben (vgl. § 5). Bei projektbezogenen Einzeleinsätzen, insbesondere SAP-Einsätzen, erfolgt die Abrechnung nach Stunden gemäß der jeweils gültigen Preisliste.
§ 3 Scope of Services
The specific scope of services results exclusively from the respective written quote or order confirmation. In principle, the following service lines are offered:
- Bookkeeping & Accounting Preparation (DATEV), including optional year-end closing preparation (basic)
- SAP assignments (SAP ERP, SAP S/4HANA), on an occasional or project basis
- Back Office & Office Management
Our services do not include activities reserved by law to specially authorised professionals — in particular the preparation of annual financial statements (balance sheet, profit and loss statement), tax assessments and tax returns (reserved to tax advisors pursuant to Section 6 of the German Tax Consultancy Act, StBerG) — nor certified translations.
For ongoing monthly collaborations, the scope of services is described in the quote as a monthly service package with a defined capacity framework (see § 5). For project-based individual assignments, in particular SAP assignments, billing is by the hour in accordance with the applicable price list.
§ 4 Vergütung und Zahlungsbedingungen
Es gelten die im jeweiligen Angebot genannten Paketpreise bzw. — bei projektbezogenen Einzeleinsätzen, insbesondere SAP-Einsätzen — Stundensätze, jeweils gemäß unserer aktuellen Preisliste. Für jeden Auftrag gilt ein Mindesteinsatz von 10 Stunden bzw. das kleinste Paket (Paket S), auch wenn der tatsächliche Aufwand darunter liegt. Mit der Auftragserteilung wird die vereinbarte Vergütung zur Zahlung fällig (Vorkasse). Die Leistungserbringung beginnt nach Zahlungseingang, in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Bei laufender monatlicher Zusammenarbeit gilt dies für die jeweilige Monatsrechnung im Voraus. Alle Preise verstehen sich, sofern nicht anders angegeben, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.
§ 4 Fees and Payment Terms
The package prices, or — for project-based individual assignments, in particular SAP assignments — the hourly rates, stated in the respective quote apply, in line with our current price list. Every order is subject to a minimum engagement of 10 hours, or the smallest package (Package S), even if actual effort is lower. Upon placing the order, the agreed fee becomes due for payment (payment in advance). Work begins upon receipt of payment, usually within 24 hours. For ongoing monthly collaborations, this applies to each month's invoice in advance. Unless stated otherwise, all prices are subject to statutory VAT where applicable.
§ 5 Leistungsumfang und Mehrarbeit
Der im Angebot vereinbarte Leistungsumfang (Paket bzw. bei projektbezogenen Einzeleinsätzen der vereinbarte Stundenrahmen) stellt eine Kapazitätsreservierung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum dar, keine Zusicherung eines bestimmten Arbeitsergebnisses. Übliche monatliche Schwankungen im tatsächlichen Aufwand sind im vereinbarten Leistungsumfang bereits berücksichtigt und werden weder gesondert abgerechnet noch gutgeschrieben. Zeigt sich über einen längeren Zeitraum — in der Regel mindestens zwei aufeinanderfolgende Abrechnungszeiträume — ein deutlich und dauerhaft über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehender Aufwand, etwa durch spürbar gestiegenes Beleg- oder Aufgabenvolumen oder durch zusätzliche, nicht vom Angebot umfasste Aufgaben, informieren wir den Kunden. Eine Anpassung des Leistungsumfangs (höheres Paket) oder eine zusätzliche Vergütung zum jeweils regulären, nicht rabattierten Stundensatz erfolgt ausschließlich nach vorheriger Absprache mit dem Kunden. Eine automatische, nicht abgesprochene Mehrarbeit erfolgt nicht.
§ 5 Scope of Services and Additional Work
The scope of services agreed in the quote (a package, or, for project-based individual assignments, the agreed hourly framework) constitutes a capacity reservation for the respective billing period, not a guarantee of a specific work result. Normal month-to-month variation in actual effort is already accounted for within the agreed scope of services and is neither separately invoiced nor credited. If, over a longer period — generally at least two consecutive billing periods — effort clearly and persistently exceeds the agreed scope of services, for example due to a noticeably increased volume of documents or tasks, or additional tasks not covered by the quote, we will inform the Client. Any adjustment of the scope of services (a higher package) or additional remuneration at the standard, non-discounted hourly rate takes place only after prior consultation with the Client. Additional work is never carried out automatically without prior agreement.
§ 6 Mitwirkungspflichten des Kunden
Der Kunde ist verpflichtet, alle für die Leistungserbringung erforderlichen Unterlagen, Informationen und Zugänge vollständig, richtig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen und uns über für die Auftragsdurchführung relevante Umstände unaufgefordert zu informieren. Verzögert sich die Leistungserbringung aufgrund unvollständiger, fehlerhafter oder verspätet bereitgestellter Unterlagen des Kunden, verschieben sich vereinbarte Fristen entsprechend; ein Anspruch auf Rabatte oder eine Kompensation entsteht hierdurch nicht.
§ 6 Client's Duty to Cooperate
The Client is obliged to provide all documents, information and access required for the performance of the services completely, accurately and in a timely manner, and to inform us without being asked of any circumstances relevant to the performance of the order. If performance is delayed due to incomplete, incorrect or late documents from the Client, agreed deadlines are extended accordingly; this does not give rise to any entitlement to discounts or compensation.
§ 7 Aufrechnung und Zurückbehaltung
Ist der Kunde Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, stehen ihm Aufrechnungs- oder Zurückbehaltungsrechte nur insoweit zu, als sein Gegenanspruch rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder von uns schriftlich anerkannt ist.
§ 7 Set-Off and Right of Retention
Where the Client is an entrepreneur within the meaning of Section 14 of the German Civil Code (BGB), the Client shall only be entitled to rights of set-off or retention to the extent that the counterclaim has been legally established, is undisputed, or has been acknowledged by us in writing.
§ 8 Haftung
Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten — das sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Auftrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf — ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen.
Für Schäden, die auf fehlerhaften, unvollständigen oder verspätet zur Verfügung gestellten Unterlagen oder Angaben des Kunden beruhen, übernehmen wir keine Haftung, sofern der zugrunde liegende Fehler für uns bei sorgfältiger Bearbeitung nicht erkennbar war. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie sonstige zwingende gesetzliche Haftungstatbestände bleiben unberührt.
§ 8 Liability
We are liable without limitation for intent and gross negligence, and for damages resulting from injury to life, body or health. In the case of a slightly negligent breach of material contractual obligations — that is, obligations whose fulfilment is essential to the proper performance of the contract and on whose observance the Client may regularly rely — liability is limited to the foreseeable damage typical for this type of contract at the time it was concluded. Beyond this, liability for damages caused by slight negligence is excluded.
We accept no liability for damages resulting from incorrect, incomplete or late documents or information provided by the Client, provided that the underlying error was not identifiable to us despite careful handling. Liability under the German Product Liability Act and other mandatory statutory liability provisions remains unaffected.
§ 9 Vertragslaufzeit und Kündigung
Einmalige und projektbezogene Aufträge (u. a. SAP-Einsätze, Jahresabschluss-Vorbereitung) enden automatisch mit vollständiger Erbringung der vereinbarten Leistung. Bei laufender monatlicher Zusammenarbeit ohne vereinbarte Mindestvertragslaufzeit kann der Vertrag von beiden Seiten mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende gekündigt werden. Wurde eine Mindestvertragslaufzeit vereinbart (siehe Vertragslaufzeit-Rabatt), ist eine ordentliche Kündigung frühestens zum Ablauf dieser Mindestlaufzeit möglich; danach gilt die vorgenannte Frist von vier Wochen zum Monatsende. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt.
§ 9 Contract Term and Termination
One-off and project-based orders (including SAP assignments and year-end closing preparation) automatically end upon complete performance of the agreed service. For an ongoing monthly collaboration without an agreed minimum contract term, either party may terminate the contract with four weeks' notice to the end of a calendar month. Where a minimum contract term has been agreed (see contract-term discount), ordinary termination is possible at the earliest at the end of that minimum term; thereafter the notice period stated above applies. Either party's right to terminate for good cause (extraordinary termination) remains unaffected.
§ 10 Vertraulichkeit und Datenschutz
Wir behandeln alle im Rahmen der Zusammenarbeit erhaltenen geschäftlichen und personenbezogenen Daten des Kunden vertraulich und verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO); Einzelheiten regelt unsere Datenschutzerklärung. Erfolgt der Einsatz direkt in einem System des Kunden (z. B. SAP), mit Zugriff auf personenbezogene Daten, wird auf Wunsch bzw. sofern gesetzlich erforderlich vorab eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Zur Erfüllung unserer Leistungen können wir uns qualifizierter Dritter (Erfüllungsgehilfen) bedienen, etwa bei kurzfristiger Verhinderung (Krankheit, Urlaub). Jeder eingesetzte Dritte wird zur Vertraulichkeit verpflichtet, die der in dieser AGB geregelten Vertraulichkeit entspricht.
§ 10 Confidentiality and Data Protection
We treat all business and personal data of the Client received in the course of the collaboration as confidential and process personal data solely in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR); details are set out in our Privacy Policy. Where work is carried out directly within a Client's own system (e.g. SAP) involving access to personal data, a separate Data Processing Agreement (DPA) pursuant to Art. 28 GDPR will be concluded in advance, upon request or where legally required.
To perform our services, we may engage qualified third parties (vicarious agents), for example in the event of short-term unavailability (illness, holiday). Any third party engaged is bound to confidentiality obligations equivalent to those set out in these T&Cs.
§ 11 Schlussbestimmungen
Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie des jeweiligen Vertrags bedürfen der Textform (z. B. E-Mail). Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ist der Kunde Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist unser Geschäftssitz ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis; wir sind jedoch auch berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt.
§ 11 Final Provisions
Amendments and additions to these T&Cs and to the respective contract require text form (e.g. email). The law of the Federal Republic of Germany applies. Where the Client is a merchant within the meaning of the German Commercial Code (HGB), a legal entity under public law, or a special fund under public law, our place of business shall be the exclusive place of jurisdiction for all disputes arising from or in connection with this contractual relationship; however, we shall also be entitled to bring proceedings at the Client's general place of jurisdiction. Should any provision of these T&Cs be or become invalid, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected.
Diese AGB wurden nach bestem Wissen anhand aktueller Rechtsprechung erstellt, ersetzen aber keine anwaltliche Prüfung im Einzelfall.
These T&Cs were prepared to the best of our knowledge based on current case law, but do not replace individual legal review. This is a non-binding English translation for your convenience — in case of any discrepancy, the German version is legally binding.